Asociaciones Civiles

RÚBRICA DE LIBROS

Artículo 27 [Rúbrica de libros]:

Las asociaciones civiles y fundaciones deben solicitar la individualización y rúbrica de sus libros sociales y contables en la misma presentación de solicitud de autorización para funcionar. Se deberá individualizar cada libro a rubricar identificando número, cantidad de fojas y acompañar Tasa Administrativa por cada uno de ellos. SOLICITA RUBRICA DE LIBROS

Artículo 28 [Libros obligatorios. Asociaciones civiles]:

Sin perjuicio de los libros contables y documentación correspondiente a una adecuada integración de un sistema de contabilidad acorde a la importancia y naturaleza de sus actividades y su administración y control, las asociaciones civiles deben llevar obligatoriamente los siguientes libros:

1. Actas de Asamblea: En el que se insertarán las correspondientes a las asambleas generales sean ordinarias o extraordinarias, debiendo consignarse en las mismas el lugar, fecha y hora de celebración, carácter de ésta, nombre y apellido de los asistentes, orden del día, los asuntos tratados, deliberaciones producidas y resoluciones sancionadas. En este libro deben también transcribirse, en primer término, el acta constitutiva y el estatuto social, los cuales también deberán ser firmados allí por todos los constituyentes.
2. Actas de Comisión Directiva: En el que se insertarán las correspondientes a las sesiones del órgano de administración, debiendo consignarse en las mismas el lugar, fecha y hora de celebración de la reunión, carácter de ésta, nombre y apellido de los asistentes, orden del día, los asuntos tratados, deliberaciones producidas y resoluciones sancionadas, debiendo ser firmada por los asistentes.
3. Actas de Comisión Revisora de Cuentas: En el que se insertarán las correspondientes a las sesiones del órgano de fiscalización, debiendo consignarse en las mismas el lugar, fecha y hora de celebración de la reunión, carácter de ésta, nombre y apellido de los asistentes, orden del día, los asuntos tratados, deliberaciones producidas y resoluciones sancionadas, debiendo ser firmada por los asistentes.
4. Registro de Asociados: En el que se anotará la nómina de estos, categoría a la que pertenecen, según la clasificación determinada en el estatuto, fecha de ingreso, cuotas pagadas, sanciones aplicadas, fecha de retiro o cesación como asociado, con indicación de la causa y número de orden de cada uno.
5. Inventarios y Balances: En el que se transcribirá la descripción exacta, completa y detallada del activo y del pasivo de la entidad, correspondiente a los sucesivos ejercicios anuales, entendiéndose por ello los estados contables completos con sus anexos y notas complementarias, conteniendo el detalle de cada rubro y el inventario de todos los bienes y deudas que lo componen, los que deberán estar firmados por el Presidente, Secretario y Tesorero de la Comisión Directiva; debiendo incluirse en la transcripción la Memoria y los informes que sobre los estados contables hubieran emitido la Comisión Revisora de Cuentas y el auditor interviniente, debidamente firmados.
6. Diario: En el que registraran todas las operaciones del ente, sus ingresos y egresos de fondos, y demás operaciones que se efectúen y tengan efecto sobre su patrimonio, indicando en cada caso el concepto de entrada y salida, detallando el comprobante o documento respaldatorio que origina cada asiento y los asientos mensuales de carácter global de libros auxiliares.El libro diario y todo otro auxiliar que forme parte de éste, debe llevarse en las formas y condiciones que establece el Código Civil y Comercial de la Nación.Los libros y la documentación deberán hallarse en la sede de la entidad, donde los asociados e integrantes de los órganos sociales tendrán libre acceso a los mismos.

Artículo 30 [Falta de libros antecedentes]

Cuando se informe la imposibilidad de acompañar los libros antecedentes motivada en la destrucción total o parcial, extravío, robo o hurto, o cualquier otro hecho o circunstancia, con el pedido de la nueva rúbrica se deberá presentar:

1. Nota firmada por miembro titular de la Comisión Directiva solicitando la individualización y rúbrica de los libros que corresponda, identificando número, cantidad de fojas y denominación social de la entidad, constituyendo domicilio legal a los efectos del trámite y especificando la documentación que se adjunta.
2. Libro/s a rubricar.
3. Denuncia ante la autoridad policial provincial realizada por el encargado de llevar el libro respectivo conforme a las normas estatutarias vigentes o en su defecto por el Representante legal de la entidad o quien lo reemplace, en la cual se expresen las causas a las que se atribuye el extravío, destrucción, pérdida o desaparición de los libros, indicando la denominación social de la entidad, tipo y número de libro, cantidad de fojas y datos de la rúbrica.
4. En caso de confiscación por un ente administrativo debe presentarse copia certificada del acta de confiscación en la que deberá constar el detalle completo de los libros secuestrados, con idénticos requisitos a los enunciados para la denuncia. El acta de confiscación debe encontrarse intervenida por autoridad competente y la identificación del número de acta.
5. Para proceder a la rúbrica de libros, cuando su antecedente se encuentre depositado en sede judicial, debe presentarse certificado emitido por el Tribunal interviniente, en el que deberá consignarse causa, número de expediente, denominación social de la entidad, tipo y número de libro depositado, cantidad de fojas totales, ultimo folio utilizado y datos de la rúbrica. El certificado debe expedirse respecto de la inexistencia de objeciones para solicitar la rúbrica de los libros siguientes a los depositados.
6. En caso de corresponder la restitución de los libros depositados a la entidad, una vez obtenidas las nuevas rúbricas, ésta deberá proceder al cierre de los libros restituidos.Las denuncias policiales o certificados referidos en el presente artículo no deben tener una antigüedad mayor a treinta (30) días hábiles administrativos.

Artículo 31 [Medios mecanizados]

Una vez autorizadas a funcionar las entidades podrán solicitar, en reemplazo del libro diario y subdiarios, autorización para la utilización de medios mecanizados o computarizados; a tal fin deben presentar:

• 1. Nota firmada por Presidente solicitando autorización para reemplazar el Libro Diario por sistemas mecanizados o computarizados, constituyendo domicilio legal a los efectos del trámite y especificando la documentación que se adjunta.
• 2. Copia del acta de reunión de Comisión Directiva o Consejo de Administración que aprobó la adopción del nuevo sistema de registración contable, firmada por Presidente y Secretario.
• 3. Dictamen Técnico, que deberá contener:
• A- Descripción del sistema a utilizar.
• B- Medio mecánico, magnético, ordenador u otro que empleará.
• C- Expresar que el sistema permite la individualización de las operaciones, las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificación y que cumple con las exigencias del Código Civil y Comercial.
• D- Fecha desde la cual se hará uso de estos medios, siempre de aplicación para el futuro.
• E- Firmado por Contador Público con firma certificada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia de San Luis.La entidad deberá transcribir la descripción del sistema aprobado y los dictámenes técnicos en el Libro Inventario y Balances. Toda decisión posterior, que implique modificación de la modalidad de archivo o almacenamiento de la documentación, requerirá previa autorización de la Dirección Provincial de Constitución y Fiscalización de Personas Jurídicas.
• 4. La entidad peticionante deberá acompañar el libro diario, con el objeto de consignar en el último folio utilizado, constancia de cierre y proceder a la inutilización de los folios en blanco.

Artículo 32 [Requisitos comunes]

Las entidades que peticionen la rúbrica de libros o la autorización de medios mecanizados deben encontrarse al día con la presentación de los estados contables, documentación post asamblearia y haber comunicado la elección de las últimas autoridades que componen los órganos de administración y fiscalización, salvo supuestos especiales autorizados por la Dirección Provincial de Constitución y Fiscalización de Personas Jurídicas.

Artículo 33 [Actas volantes]

No se inscribirán resoluciones adoptadas por órganos sociales, cuando las mismas no se encuentren registradas en los libros respectivos, debidamente rubricados y foliados por la Dirección, salvo que mediare resolución judicial en contrario.

Lo dispuesto en el párrafo anterior, es aplicable a las resoluciones sociales que se extiendan en instrumento público autorizado por Escribanos Públicos o cualquier otro funcionario público.